Sau khi gửi Thông báo số 1, Ban tổ chức Hội nghị đã nhận được hơn 200 tóm tắt báo cáo đăng ký tham dự Hội nghị.

Ngày 8 tháng 8 năm 2008 Ban tổ chức đã họp và đưa ra một số quyết định:

1. Hội nghị Quang học Quang phổ toàn quốc lần thứ 5 sẽ được kết hợp tổ chức với “Hội thảo Quốc tế về quang tử và ứng dụng” tại Trường Đại học Nha Trang (số 2, đường Nguyễn Đình Chiểu) – T.P. Nha Trang từ ngày 10/9 đến hết ngày 14/9/2008.
   Ngoài các báo cáo mời trình bày tại phiên họp tòan thể Ban Tổ chức chia các báo cáo trình bày trong 4 tiểu ban:
   1. Quang phổ vật rắn và vật liệu có cấu trúc nanô
   2. Quang học, Laser và Quang tử
   3. Ứng dụng Quang học, Quang tử và ứng dụng
   4. Phương pháp và thiết bị giảng dạy và đào tạo
2. Phân công các Trưởng tiểu ban và các uỷ viên. Các tiểu ban có trách nhiệm xây dựng chương trình chi tiết, theo dõi và tổng kết tiểu ban mình phụ trách.
3. Báo cáo: Sách Tóm tắt báo cáo của Hội nghị sẽ được phát cho các đại biểu tại Hội nghị. Sách Kỷ yếu và chương trình chi tiết của Hội nghị sẽ được xuất bản, bao gồm các báo cáo đã được trình bày tại hội nghị và được Hội đồng biên tập chọn lựa.
4. Hội nghị phí:
   • Hội nghị phí của mỗi đại biểu tham dự : 250 000 đ/người
   • Hội nghị phí của mỗi báo cáo: 500 000 đ/báo cáo
     (Một tác giả của báo cáo không phải đóng Hội nghị phí).
   • Hội nghị phí có thể được đóng theo cá nhân hoặc tập thể, bằng tiền mặt cho Ban thư ký, hoặc chuyển vào tài khoản theo địa chỉ sau:

     Viện Vật lý
     10, Đào Tấn- Ba Đình- Hà Nội
     (Mục đích: Hội nghị phí Hội nghị Quang học quang phổ 2008)
     Số tài khoản: 001.100. 0235418
     Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

5. Các thời hạn:
   • Nộp báo cáo toàn văn: 03 bản in nộp trước ngày 10 tháng 9 năm 2008
     (kèm theo đĩa mềm, CD hoặc gửi attached file theo email)
   • Đăng ký Khách sạn: đại biểu tự đăng ký Khách sạn
     (tham khảo http://www.iop.vast.ac.vn/activities/HNQHQP/08/index.php?detail=ksan
6. Chương trình Hội nghị

Địa chỉ gửi đăng ký dự Hội nghị, nộp báo cáo và trao đổi thông tin liên quan: