Công tác văn thư
Tiếp nhận văn bản "đến"
- Văn thư tiếp nhận văn bản đến qua các hình thức: Nhận từ Phòng Hành chính VAST; qua đường bưu điện; nhận tài liệu từ Lãnh đạo Viện thông qua cuộc họp, hoặc từ các đơn vị trực tiếp chuyển đến…
- Phân loại văn bản: Đóng dấu "đến" vào văn bản; ghim Phiếu xử lý văn bản, ghi số văn bản, ngày đến.
- Trình Lãnh đạo chỉ đạo giải quyết
- Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện, văn thư photo hoặc chuyển bản gốc đến các đơn vị, cá nhân và chuyên viên Phòng QLTH để giải quyết và phối hợp đôn đốc giải quyết công việc (có ký nhận tại Sổ bàn giao văn bản).
Quản lý văn bản "đi"
- Kiểm tra văn bản đi:
- Tập thể, cá nhân xin dấu, đều được chuyển qua bộ phận văn thư.
- Bộ phận văn thư kiểm tra thể thức văn bản đi, kiểm tra đầy đủ chữ ký nháy theo quy định trước khi trình Lãnh đạo ký.
- Trình Lãnh đạo Viện ký theo đúng thẩm quyền đã được phân công.
- Riêng các hợp đồng kinh tế, đề nghị cá nhân, đơn vị chuyển phụ trách kế toán xem, ký nháy, trước khi trình Lãnh đạo ký.
- Văn thư đóng dấu khi có chữ ký của Lãnh đạo, vào sổ, quản lý theo quy định của Nhà nước..
- Văn thư làm thủ tục chuyển giao công văn cho các đơn vị trong VAST, hoặc gửi công văn đi theo đường bưu điện hoặc giao cho đơn vị, cá nhân trong Viện Vật lý chuyển văn bản đi.
@2013 Viện Vật lý |